Come creare un manuale di formazione in Word

Scrivere un manuale di formazione per i dipendenti può sembrare un compito laborioso. Le funzioni di Microsoft Word 2007 rendono parte del processo più facile. Prima di iniziare, pianifica. Decidi quali compiti i dipendenti devono svolgere e cosa può essere scritto per aiutarli. Pianifica dove userai il manuale: in una classe frontale o in un percorso autoguidato. Una volta chiaro il tipo di manuale, ecco alcune funzioni per realizzarlo.

Passo 1

Usa la struttura in Word per creare un elenco multilivello dei compiti che i dipendenti devono imparare. Questo processo aiuta a decidere la lunghezza del manuale e a suddividere i lavori in parti più piccole, più facili da spiegare. Per usare la struttura, parti da un documento vuoto e seleziona la scheda "Home". Nel gruppo Paragrafo ci sono tre pulsanti: elenco puntato, numerato e multilivello. Scegli "Elenco multilivello" o clicca la freccia per una galleria di stili. Puoi anche crearne uno tuo. Scrivi la struttura del manuale. Per andare al livello successivo, premi "Tab". Per tornare al livello precedente, premi "Maiusc+Tab". Scrivi i passaggi della formazione e le altre informazioni per spiegare ai dipendenti come svolgere i compiti.

Passo 2

Usa la funzione intestazione e piè di pagina per aggiungere numeri di pagina, sezioni di contenuto e un titolo per ogni pagina. Intestazioni e piè di pagina sono riferimenti visivi per far sapere al dipendente dove si trova nel materiale. Durante la formazione, i numeri di pagina aiutano a riferirsi a pagine e argomenti specifici. Clicca scheda "Inserisci", poi nella sezione Intestazione e piè di pagina seleziona "Intestazione". Avrai una scelta di stili o puoi crearne uno. L'intestazione appare su ogni pagina, o puoi scegliere pagine alternate per un aspetto più simile a un libro. I piè di pagina appaiono in basso e servono per numeri di pagina, date, info di proprietà. Clicca "Piè di pagina" nella sezione Intestazione e piè di pagina e scegli uno stile.

Passo 3

Aggiungi una copertina o pagina titolo per differenziare questo materiale da altri documenti come il manuale del dipendente. Crea la pagina titolo cliccando scheda "Inserisci" e poi "Copertina" nella sezione Pagine. Vedrai vari stili o puoi crearne uno. Dai un titolo descrittivo; includi data di creazione e autore(i), poiché spesso i manuali sono un lavoro di gruppo.

Passo 4

Aggiungi titoli per aiutare a creare l'indice. Questo aiuta anche a organizzare visivamente il documento per l'uso da parte del dipendente. Crea stili Titolo per ogni sezione usando la struttura creata (non è lo stesso di Intestazione, che va in cima alla pagina). Gli stili Titolo sono stili di carattere per indicare le diverse sezioni e sottosezioni.

Se scrivessi un manuale su come scrivere corrispondenza aziendale, il Titolo 1 sarebbe "Come scrivere una lettera commerciale" e il sottotitolo "Cosa includere". Per marcare Titolo 1 e Titolo 2, seleziona scheda "Home". Nella sezione Stili vedrai vari stili tra cui Titolo 1, Titolo 2, Sottotitolo. Seleziona il testo per il Titolo 1 e clicca sullo stile Titolo 1. Clicca sulla sezione successiva per fare Titolo 2. Passa tutta la struttura, selezionando Titolo 1 e Titolo 2. Questi saranno inclusi nell'indice.

Passo 5

Aggiungi un Indice (TOC) per aiutare i dipendenti a trovare le informazioni quando servono. Se hai già aggiunto Titolo 1 e 2, lascia che Word crei l'indice. Clicca all'inizio del documento dove vuoi l'indice (solitamente dopo la copertina) e clicca "Riferimenti", poi "Indice" nella sezione Indice. Vedrai una lista di indici automatici. Clicca su una selezione automatica e l'indice apparirà usando gli stili Titolo dalla tua struttura.

Passo 6

Disponi i titoli e le sezioni in ordine passo-passo. La sezione finale ed essenziale è l'indice analitico. Più completo è l'indice, più lo studente potrà cercare risposte per numero di pagina e argomento. Per creare un indice, evidenzia la parola da inserire. Clicca "Riferimenti", poi "Segna voce". Continua per ogni elemento da aggiungere. Una volta fatto, scorri alla fine del manuale e inserisci l'Indice cliccando "Riferimenti", poi "Inserisci indice".

Passo 7

Controlla ortografia e salva. Una volta creato il primo manuale, puoi trasformarlo in un modello per altri manuali cliccando il pulsante "Office", poi "Salva con nome". Nella finestra, nella sezione "Salva come", clicca la freccia e seleziona "Modello Word (.dotx)". Potrai riutilizzare il lavoro per un altro manuale.

Suggerimento

Aggiungi grafici e illustrazioni per aiutare i dipendenti a capire ciò che scrivi.

Testa le informazioni di formazione con almeno un'altra persona prima di consegnare il materiale ai dipendenti.

Word 2003 e 2007 hanno interfacce diverse. Questi suggerimenti sono per Word 2007, ma puoi fare le stesse funzioni in Word 2003.