Come utilizzare Excel per riconciliare i conti GL
La riconciliazione mensile dei conti di bilancio è l'unico modo per garantire che i dati finanziari di un'azienda siano registrati correttamente nei libri contabili. La riconciliazione dei conti di bilancio protegge un'azienda dalla segnalazione di errori nei rendiconti finanziari aziendali, che possono portare a errori durante la preparazione della dichiarazione dei redditi federale dell'azienda. Molti contabili creano fogli di calcolo Microsoft Excel per facilitare la riconciliazione dei conti di contabilità generale (GL) con la documentazione esterna.
Passaggio 1
Digitare il nome del conto di contabilità generale e il numero di conto di contabilità generale nella parte superiore del foglio di calcolo di Excel. Puoi digitare sia i nomi che i numeri direttamente nelle celle in Excel e il software formatterà correttamente le voci.
Passaggio 2
Immettere il mese e l'anno da riconciliare sotto il nome e il numero GL.
Passaggio 3
Digita "Saldo finale per CoGe" nella prima colonna del foglio di lavoro un paio di righe sotto l'intestazione.
Passaggio 4
Inserisci l'importo finale contenuto nel conto di contabilità generale nella seconda colonna del foglio di lavoro sulla stessa riga dell'etichetta "Saldo finale per CoGe".
Passaggio 5
Digita "Saldo finale per (documento di origine)" nella prima colonna del foglio di calcolo sotto la riga che contiene "Saldo finale per CoGe". Esempi di documenti di origine includono rapporti di contabilità fornitori, rapporti di contabilità fornitori ed elenchi di attività.
Passaggio 6
Inserisci il saldo finale per il documento di origine per quel conto di contabilità generale nella seconda colonna del foglio di lavoro sulla stessa riga dell'etichetta "Saldo finale per (documento di origine)".
Passaggio 7
Digita "Differenza" nella riga successiva nella prima colonna.
Passaggio 8
Crea un calcolo nella seconda colonna accanto all'etichetta "Differenza" che sottrae il totale del documento di origine dal saldo di contabilità generale finale. Questo è l'importo che deve essere riconciliato.
Passaggio 9
Crea una sezione sotto la riga della differenza chiamata "Riconciliazione degli elementi".
Passaggio 10
Elenca ogni elemento che crea una differenza di riconciliazione nella sezione degli elementi di riconciliazione. Includere una spiegazione di ogni articolo e l'importo dell'articolo. Un esempio di elemento di riconciliazione può essere un acconto registrato sul conto bancario ma non registrato sul conto del cliente.
Passaggio 11
Creare un calcolo alla fine della sezione Articoli da riconciliare che totalizzi l'importo degli articoli da riconciliare. Quando il totale degli elementi di riconciliazione è uguale al totale della "Differenza", hai riconciliato correttamente l'account.
Suggerimento
È meglio riconciliare i conti CoGe prima di chiudere il mese contabile in modo da poter apportare le correzioni necessarie ai dati contabili nel mese appropriato.
Se non sei sicuro di come creare fogli di calcolo di riconciliazione in Excel, considera l'assunzione di un professionista contabile che ti assista con la configurazione.