Come Usare Excel per Riconciliare i Conti di Contabilità Generale
La riconciliazione mensile dei conti di bilancio è l'unico modo per garantire che i dati finanziari di un'azienda siano registrati correttamente sui libri contabili. La riconciliazione protegge da errori nei bilanci, che potrebbero causare errori nella dichiarazione fiscale. Molti contabili creano fogli di calcolo Excel per assistere nella riconciliazione dei conti di contabilità generale (CG) con la documentazione esterna.
Passaggio 1
Digitare il nome e il numero del conto di contabilità generale in cima al foglio Excel. Entrambi possono essere inseriti direttamente nelle celle; Excel li formatterà correttamente.
Passaggio 2
Inserire mese e anno da riconciliare sotto nome e numero del conto.
Passaggio 3
Scrivere "Saldo finale per CG" nella prima colonna, un paio di righe sotto l'intestazione.
Passaggio 4
Inserire l'importo finale contenuto nel conto di contabilità generale nella seconda colonna, sulla stessa riga dell'etichetta "Saldo finale per CG".
Passaggio 5
Scrivere "Saldo finale per (documento origine)" nella prima colonna sotto la riga "Saldo finale per CG". Esempi di documenti origine: report crediti, report debiti, elenchi cespiti.
Passaggio 6
Inserire il saldo finale per il documento origine per quel conto CG nella seconda colonna, sulla stessa riga.
Passaggio 7
Scrivere "Differenza" nella riga successiva nella prima colonna.
Passaggio 8
Creare un calcolo nella seconda colonna accanto a "Differenza" che sottragga il totale del documento origine dal saldo finale del CG. Questo è l'importo da riconciliare.
Passaggio 9
Creare una sezione sotto la riga "Differenza" chiamata "Voci di riconciliazione".
Passaggio 10
Elencare ogni elemento che crea una differenza di riconciliazione. Includere spiegazione e importo. Esempio: un pagamento su conto registrato in banca ma non sul conto del cliente.
Passaggio 11
Creare un calcolo alla fine della sezione "Voci di riconciliazione" che totalizzi gli importi. Quando il totale delle voci equivale alla "Differenza", il conto è correttamente riconciliato.
Suggerimento
È meglio riconciliare i conti CG prima di chiudere il mese contabile per poter apportare correzioni nei dati del mese appropriato.
Se non si è sicuri su come creare fogli di riconciliazione in Excel, considerare l'aiuto di un professionista contabile per la configurazione iniziale.