Come inviare una notifica di cambio indirizzo email
Che si stia cambiando l'indirizzo email associato a un account esistente o creando un nuovo account, non è un processo complicato notificare i contatti personali e/o professionali. Inviate loro un messaggio di aggiornamento di base tramite il vostro servizio email e seguite con almeno un altro metodo di notifica.
Scrivere il messaggio
Prima di inviare una notifica, assicuratevi che contenga tutte le informazioni di cui le persone nella vostra rubrica hanno bisogno per rimanere in contatto con voi dopo l'entrata in vigore del cambio. La notifica dovrebbe includere il nuovo indirizzo e la data in cui prevedete di smettere definitivamente di usare quello vecchio. Ad esempio: "Ho deciso di cambiare il mio indirizzo email in [indirizzo]. Smetterò di usare l'indirizzo attuale il [data]. Aggiornate le vostre rubriche. Grazie!"
Inviare il messaggio
Se state facendo un cambio che riguarda sia contatti personali che professionali, inviate la notifica a ogni gruppo separatamente per non condividere contatti di lavoro con familiari e amici o viceversa. Quando contattate persone nello stesso gruppo, proteggete la privacy di chi non vuole che il proprio indirizzo email sia condiviso utilizzando il campo CCN per nasconderlo ai destinatari nel campo A. Inoltre, molti servizi email segnalano automaticamente come potenziale spammer qualsiasi account che invia una sola email a molti destinatari. A meno che il vostro servizio non permetta mailing di massa, inviate il messaggio a meno di 20 destinatari alla volta.
Automatizzare la notifica
La maggior parte dei servizi email offre uno strumento "Risposta automatica" o "Fuori sede" che invia automaticamente un messaggio di "assenza" personalizzato a chiunque vi invii un'email in un giorno in cui non state controllando attivamente i messaggi. Se il vostro nuovo indirizzo email è collegato a un account separato, potete anche usare questo strumento per notificare chiunque abbiate dimenticato di contattare sul cambio. Dopo essere passati al nuovo indirizzo, individuate lo strumento nelle impostazioni del vecchio account, incollate il messaggio di notifica del cambio indirizzo che avete scritto nel campo del messaggio automatico personalizzato, attivate la funzione e lasciatela attiva per circa un mese.
Inviare notifiche alternative
Chiunque nella vostra rubrica potrebbe perdere il vostro messaggio importante se, ad esempio, avete digitato per errore un indirizzo in modo errato o usato un vecchio indirizzo, o se il messaggio è finito nella cartella spam. Pubblicate il vostro messaggio come aggiornamento di stato sui social network online e sulle pagine dei gruppi di interesse o, se applicabile, inviatelo ai contatti tramite un servizio di chat. Inoltre, se state cambiando un indirizzo email aziendale, considerate di informare i vostri clienti, clienti o fornitori sulle nuove informazioni di contatto tramite cartolina.