Vantaggi di Microsoft Access
Con Microsoft Access, l'utente medio può lavorare con database senza essere altamente specializzato nel campo. Microsoft ha reso facile per chiunque imparare a lavorare con database sostituendo parte del lavoro complicato con template facili da usare. Anche se usare Access può essere una sfida proprio per le ampie opzioni che offre, la sua interfaccia user-friendly dà a chiunque l'opportunità di gestire con successo un database.
Utilizzare Access
Microsoft Access è un programma software per database che rende la manipolazione dei dati gestibile per utenti di livelli di abilità variabili. Puoi inserire dati e ordinare, filtrare o raggruppare informazioni secondo le tue esigenze. È particolarmente utile quando ci sono migliaia di record e ordinarli individualmente richiederebbe ore. Access ti permette di ottenere le informazioni di cui hai bisogno velocemente specificando che tipo di informazioni stai cercando. Possono essere creati report, che estraggono informazioni dal database secondo i parametri del progetto. Per esempio, un database può contenere una lista di clienti, inclusi età, sesso, stato civile, indirizzo, email e numero di telefono. Se necessario, potresti ordinare qualsiasi di queste informazioni, creando report su soli clienti singoli, o organizzati per prefisso.
Vantaggi di Access
Sapendo che non tutti sono abili a creare database, Microsoft ha creato template base che un utente può scaricare e usare immediatamente. Se preferisci, puoi costruire un database da zero o modificare un template per adattarlo al tuo progetto. Access memorizza migliaia di record così se inizi un nuovo progetto per gli stessi dati, non dovrai reinserirli tutti. Access si integra anche con altri prodotti Microsoft Office, inclusi Excel e Word. Per esempio, puoi creare una stampa unione con migliaia di lettere personalizzate attingendo a un database Access di clienti.
Web App e Collaborazione
Con Access 2013, Microsoft ha introdotto Web App personalizzabili per snellire l'elaborazione dati per gli utenti e rendere la collaborazione sui progetti più facile. Usando un sito Microsoft Office 365 o un SharePoint Server 2013, un intero ufficio può lavorare con lo stesso database. Usando template Web App personalizzabili, puoi assicurare che ogni persona ottenga l'interfaccia di cui ha bisogno per aggiungere, modificare o eliminare dati, così come eseguire report.
Termini importanti per database
Access usa diversi termini che potrebbero essere nuovi per te. Un "database" è semplicemente un modo per organizzare e memorizzare informazioni su persone, luoghi e cose. Access è in realtà un sistema di gestione database (DBMS) che ospita quei vari database così puoi accedervi. Ogni database può essere fatto da diverse tabelle, con ogni tabella fatta di colonne e righe, simile a un foglio di calcolo. Le colonne in una tabella database sono chiamate "campi". Le righe sono chiamate "record". Le "Query" sono funzioni che permettono a un utente di ottenere dati specifici dalla tabella. Le query possono aiutare a filtrare, riassumere ed eseguire calcoli con i tuoi dati.
Progettazione del primo database
Un po' di pianificazione va lontano per il miglior uso di un database Access. Prima, capisci come il database sarà usato. Poi, raccogli tutte le informazioni da inserire nel database e organizzale in categorie, ognuna delle quali diventerà una tabella. Inserisci i dati nelle tabelle, che diventeranno colonne e crea relazioni tra le tabelle se ce n'è più di una. Infine, applica regole di normalizzazione per assicurarti che le tabelle siano strutturate correttamente.