Come usare Gmail per l'archiviazione dei dati
Puoi caricare e archiviare file usando le bozze dei messaggi che si salvano automaticamente nel tuo account Gmail. Anche se Gmail può archiviare i tuoi dati, ci sono molti svantaggi in questo metodo, inclusi limiti di dimensione dei file, restrizioni sui tipi di file e mancanza di controllo delle versioni. Google Drive è il servizio di cloud storage di Google progettato per aiutarti a caricare e condividere i tuoi file importanti. Puoi usare Google Drive per condividere file di grandi dimensioni inserendo link ai file nei tuoi messaggi Gmail.
Allegare i tuoi file alle bozze email
Componi un nuovo messaggio o apri il messaggio per cui vuoi allegare i tuoi file. Clicca il pulsante "Allega file", che assomiglia a un'icona a forma di graffetta, sotto il tuo messaggio. Seleziona i file che vuoi allegare. Tieni premuto "Ctrl" mentre clicchi per selezionare più file. Clicca il pulsante "Apri". Una barra di avanzamento appare in basso al tuo messaggio mentre i tuoi file vengono caricati su Gmail; una volta completato, i nomi dei file diventano blu. Inserisci un oggetto e un messaggio opzionali e poi clicca la "X" per chiudere il messaggio. Il tuo messaggio viene salvato automaticamente come bozza sul server di Google.
Vantaggi dell'archiviazione su Gmail
Gmail ti aiuta ad archiviare i tuoi dati importanti nello stesso luogo delle tue email per eliminare la necessità di accedere ad altri servizi di archiviazione o posizioni di file. Puoi trovare tutti i tuoi messaggi che includono allegati digitando "has:attachment" nella casella di ricerca di Gmail. Puoi anche assegnare etichette ai tuoi messaggi per aiutarti a organizzare i tuoi dati allegati. Puoi condividere i tuoi file inviando o inoltrando i tuoi messaggi contenenti allegati all'indirizzo email del destinatario. Puoi anche accedere ai tuoi file accedendo a Gmail da qualsiasi browser web.
Svantaggi dell'archiviazione su Gmail
Gmail non è progettato per essere usato come soluzione di archiviazione dati con un limite di dimensione degli allegati di 25MB, ben lontano dall'essere ideale per una soluzione di archiviazione. Inoltre, come precauzione di sicurezza, Gmail blocca alcuni tipi di file come allegati, come i file eseguibili con estensione EXE. Vedi il sito web di Google Support (link in Risorse) per un elenco completo dei tipi di file bloccati. Gmail non ti fornisce nemmeno cartelle, controllo delle versioni dei file o strumenti di collaborazione presenti nei servizi di cloud storage, e non puoi vedere facilmente i tuoi file in Gmail o organizzarli in categorie.
Archiviazione dei tuoi file nel cloud
Gli account Google forniscono automaticamente 15GB di spazio di archiviazione gratuito tra i suoi servizi, incluso il suo servizio di cloud storage, Google Drive. Clicca il pulsante "App", che assomiglia a un'icona di nove quadrati, in alto su Gmail e poi seleziona "Drive", oppure visita il sito web di Google Drive (link in Risorse). Clicca il pulsante "Carica" accanto a Crea e poi "File..." Apri i file che vuoi caricare sul tuo spazio di archiviazione Google Drive. Puoi anche usare provider di cloud storage di terze parti come alternativa al tuo account Google. Questi servizi includono Box, Dropbox e Microsoft OneDrive (link in Risorse).
Inserimento dei tuoi file Google Drive in Gmail
Mentre Gmail ha un limite di dimensione degli allegati di 25MB, Google Drive ti offre una soluzione per condividere i tuoi file di grandi dimensioni. Apri un messaggio nuovo o esistente in Gmail. Clicca il pulsante "Inserisci file usando Drive", che assomiglia al logo di Google Drive accanto alla graffetta, in basso al tuo messaggio. Clicca per selezionare i file che vuoi inserire, tenendo premuto "Ctrl" per selezionare più elementi. Clicca il pulsante "Inserisci". I link ai tuoi file inseriti appaiono in alto al tuo messaggio. Se invii l'email a un destinatario, può cliccare i link per visualizzare i tuoi file.