Come Creare una Policy Aziendale sull'Uso del Cellulare
Quasi tutti usano i cellulari oggi. Secondo un sondaggio del 2009 condotto dal Marist Institute for Public Opinion, il 92% degli americani lavoratori possiede un cellulare. I cellulari presentano un dilemma per le aziende di oggi. Sono strumenti indispensabili per comunicare sul posto di lavoro, ma presentano problemi aziendali in termini di produttività ridotta e maggiore responsabilità. Kelly Services riferisce che almeno il 40% delle aziende statunitensi ha policy sui cellulari. Indipendentemente dal tuo business, una chiara policy sui cellulari dovrebbe essere il prossimo messaggio che invii ai tuoi dipendenti.
Istruzioni
Definire le Questioni
Riunisci il tuo team. Riunisci manager, personale risorse umane, consulenti legali e persone dell'information technology per discutere le questioni chiave sull'uso del cellulare nella tua azienda.
Fai brainstorming sui problemi specifici che l'uso del cellulare sta causando e il ruolo che i cellulari svolgono nell'aiutare i dipendenti a svolgere il loro lavoro.
Stabilisci linee guida ragionevoli per l'uso del cellulare nel contesto del tuo business. Un ufficio di venditori avrà bisogno di usare i cellulari quasi tutto il tempo. Al contrario, una compagnia di autotrasporti vorrebbe limitare severamente l'uso del cellulare ai momenti in cui i camionisti non stanno guidando.
Regole di Etiquette
Elenca regole base di etiquette per l'uso del cellulare.
Fai una regola per tenere i cellulari su "vibrazione" sul posto di lavoro.
Impone che nessun cellulare sia usato durante le riunioni.
Incoraggia l'uso della segreteria telefonica nella tua policy, in particolare per accettare chiamate non lavorative o non urgenti.
Vieta l'uso di linguaggio volgare da parte dei dipendenti mentre usano i loro cellulari al lavoro.
Raccomanda di parlare a bassa voce o spostarsi in un'area meno distrattiva mentre si risponde alle chiamate. La maggior parte degli esperti di etiquette raccomanda un buffer di 3 metri tra le persone quando si risponde alle chiamate.
Questioni di Produttività e Rimborso
Imposta limiti su chiamate e messaggi personali durante l'orario di lavoro. Un rapporto, "Il costo di non prestare attenzione", scritto da un team di ricerca dell'Università della California, ha mostrato che dopo un'interruzione - come una chiamata o un'email - i lavoratori impiegano in media 25 minuti per tornare al loro compito originale.
Specifica esattamente quando chiamate o messaggi personali possono essere fatti. Per esempio, puoi dire che le chiamate personali possono essere fatte durante le pause pranzo.
Affronta l'uso dei social media nella tua policy, impostando limiti su quando i dipendenti possono accedere ai loro siti di social networking per uso personale.
Specifica quali chiamate fatte sul cellulare personale del dipendente possono essere fatturate all'azienda. Spiega che i dipendenti devono evidenziare gli addebiti lavorativi sulle bollette del cellulare per il rimborso. Afferma che solo le chiamate fatte per lavoro saranno rimborsate, e spiega le conseguenze per l'abuso di questa policy.
Stabilisci regole per l'uso di cellulari di proprietà aziendale. I dipendenti dovrebbero capire che usare un dispositivo di proprietà aziendale significa rinunciare a qualsiasi aspettativa di privacy. Specifica nella policy che l'azienda possiede il numero di cellulare e che le bollette saranno regolarmente riviste. Richiedi ai dipendenti di segnalare immediatamente dispositivi persi. Informa i dipendenti se i loro telefoni sono dotati di dispositivi di tracciamento GPS, e consiglia loro di spegnere l'applicazione GPS quando non sono al lavoro.
Questioni di Responsabilità
Affronta questioni di privacy. L'uso dei cellulari mette a rischio la riservatezza della tua azienda. Definisci se e quando i dipendenti possono usare le fotocamere sui loro telefoni. Vieta espressamente il loro uso nei bagni. Potresti anche voler limitare l'uso del cellulare in aree dove i dipendenti hanno accesso a informazioni riservate, come il dipartimento ricerca e sviluppo o certi archivi. Specifica che le conversazioni di lavoro dovrebbero svolgersi in privato, non in un ascensore o in un ristorante molto pubblico.
Affronta questioni di sicurezza. Se un dipendente ha un incidente d'auto mentre parla al cellulare durante l'orario di lavoro, la tua azienda potrebbe essere citata in giudizio. La tua policy dovrebbe vietare l'uso del cellulare mentre si guida durante l'orario di lavoro.
Lavora con il tuo manager risorse umane per affrontare questioni di molestie nella tua policy sui cellulari. Includi i passi da intraprendere quando i dipendenti si sentono minacciati o molestati da messaggi, chiamate o email ricevuti da un altro dipendente.