Dove scansionare documenti: opzioni interne vs esternalizzate

La scansione documenti può rimanere nel tuo edificio o andare a uno specialista. Scegli per volume, sensibilità e budget.

Scansione interna

Dipartimentale / Desktop

• Flatbed (Epson Perfection, Canon imageFORMULA) – 20–40 ppm, documenti rilegati, fragili.
• Sheet-fed (Fujitsu ScanSnap, Brother ADS) – 30–80 ppm, duplex, auto-skew.
• Software: Abbyy FineReader, Adobe Acrobat, PaperPort, NAPS2 (gratuito).

Centro scansione centralizzato

• Scanner produzione alto volume (Kodak Alaris, Canon DR, Fujitsu fi) – 100–300 ppm.
• Personale dedicato, flusso QC, separazione codici a barre, pipeline OCR.
• Ideale per >50k pagine/mese, catena di custodia rigorosa.

Scansione esternalizzata

Service bureau

• Iron Mountain, Access, VRC, GRM – Enterprise, strutture sicure, certificazioni (SOC 2, HIPAA).
• Bureau locali – Minimi inferiori, ritiro/consegna.
• Servizi: preparazione (rimozione graffette), scansione, OCR, indicizzazione, QC, distruzione sicura, consegna cloud.

Servizi online / cloud

• ScanCafe, DigMyPics, ScanMyPhotos – Foto/diapositiva/negativi consumer + documenti.
• DocuWare, M-Files, Laserfiche Cloud – Scansione + ECM in uno.
• Carica tramite link sicuro o cassetta postale; paga per immagine/pagina.

Matrice decisionale

Approccio ibrido

Scansiona gli attivi quotidiani internamente; archivia l'arretrato in lotti al bureau annualmente.

Inizia con un progetto pilota: 1.000 pagine → misura qualità, velocità, costo, poi scala.