Come vengono impostate le chiamate in conferenza tra più parti?
1. Pianifica la chiamata :
- Determinare lo scopo, la data e l'ora della teleconferenza.
- Identificare i partecipanti che devono unirsi alla chiamata.
- Invia inviti che includano la data, l'ora e i dettagli su come partecipare alla chiamata.
2. Scegli una piattaforma per conferenze :
- Seleziona un servizio o una piattaforma di teleconferenza che supporti il numero di partecipanti previsto. Assicurati che offra le funzionalità e le integrazioni necessarie per le tue esigenze.
Le piattaforme di conferenza più comuni includono Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Skype for Business.
3. Preparare l'attrezzatura :
- Assicurati che tutti i partecipanti dispongano dei dispositivi necessari e di connessioni Internet stabili. Ciò può includere computer con microfoni e altoparlanti o telefoni per conferenze dedicati.
4. Testare la connessione :
- Prima della chiamata, chiedi a ciascun partecipante di testare la propria connessione alla piattaforma di conferenza. Controlla la funzionalità audio e video per assicurarti che tutto funzioni correttamente.
5. Avvia la chiamata :
- All'orario previsto, l'ospite o l'organizzatore della chiamata avvia la teleconferenza.
- Seguire le istruzioni sulla piattaforma per conferenze per partecipare alla riunione o effettuare la chiamata. I partecipanti devono inserire il codice della riunione o il collegamento alla riunione e i propri dettagli per partecipare alla chiamata.
6. Disattiva i microfoni :
- Dopo essersi uniti, i partecipanti devono disattivare i propri microfoni a meno che non stiano parlando attivamente. Ciò aiuta a ridurre al minimo il rumore di fondo e le interruzioni durante la chiamata.
7. Presentare i partecipanti :
- Fornire una breve introduzione per ciascun partecipante che partecipa alla teleconferenza, soprattutto se non sono conosciuti da tutti.
8. Gestisci la chiamata :
- L'ospite modera la chiamata, introduce i relatori e gestisce il flusso della discussione.
- Utilizzare funzionalità designate come "alza la mano" o "disattiva tutti" per garantire una partecipazione ordinata ed evitare confusione.
9. Condividi schermate e documenti :
- Se la teleconferenza richiede presentazioni o condivisione di documenti, utilizza le funzionalità della piattaforma per presentare diapositive, condividere documenti o scrivere su lavagne digitali.
10. Registra la chiamata :
- Se opportuno e con il consenso dei partecipanti, la chiamata può essere registrata a fini di documentazione. Verifica le capacità di registrazione della piattaforma prima di avviare la chiamata.
11. Termina la chiamata :
- Una volta completati la discussione e gli argomenti all'ordine del giorno, l'ospite termina la chiamata in conferenza.
- La piattaforma in genere fornisce un metodo per terminare o terminare la chiamata e i partecipanti possono disconnettersi di conseguenza.
Ricorda che il successo di una teleconferenza si basa su una comunicazione e una collaborazione efficaci tra i partecipanti, quindi è importante stabilire regole e protocolli di base prima di iniziare la teleconferenza.