Come rispondi al telefono?

1. Prepara un saluto :

- Tieni pronto un saluto caloroso e professionale, ad esempio:"Buongiorno/buon pomeriggio, sono [il tuo nome] da [la tua azienda/organizzazione]".

2. Parla chiaramente :

- Pronuncia le tue parole in modo chiaro e mantieni un ritmo costante nel parlare.

3. Sii educato e cortese :

- Utilizzare un linguaggio rispettoso e mantenere un tono amichevole durante tutta la conversazione.

4. Identificati :

- Indica chiaramente il tuo nome e l'azienda o organizzazione che rappresenti.

5. Chiedi come puoi aiutare :

- Chiedi se puoi assistere il chiamante in qualche modo o se desidera parlare con qualcuno in particolare.

6. Trasferimento di chiamate :

- Se è necessario trasferire il chiamante, spiegare brevemente il motivo del trasferimento e assicurarsi che sia a suo agio prima di trasferire la chiamata.

7. Registrazione delle chiamate :

- Informare il chiamante se la chiamata viene registrata per scopi di controllo qualità.

8. Prendere messaggi :

- Se la persona con cui vuoi parlare non è disponibile, offriti di prendere il messaggio. Annota accuratamente il loro nome, i dettagli di contatto e la natura del messaggio.

9. Sii utile e paziente :

- Ascolta attivamente il chiamante e cerca di assisterlo al meglio delle tue capacità. Sii paziente e comprensivo se è turbato o frustrato.

10. Termina la conversazione con garbo :

- Al termine della conversazione, ringrazia il chiamante per aver contattato la tua azienda o organizzazione e salutalo educatamente.

11. Follow-up :

- Se necessario, dare tempestivamente seguito a eventuali promesse o impegni presi durante la chiamata.

Ricorda, rispondere al telefono in modo professionale crea una prima impressione positiva per la tua azienda o organizzazione e dà il tono all'intera interazione con il chiamante.