Cosa fare quando si risponde ad una telefonata?

1. Sii tempestivo e cortese. Rispondi alla chiamata entro tre squilli e saluta il chiamante con un saluto amichevole e professionale, ad esempio "Grazie per aver chiamato [Nome azienda]. Questo è [Il tuo nome]. Come posso aiutarti?"

2. Identifica te stesso e la tua azienda. Dopo aver salutato il chiamante, indica chiaramente il tuo nome e il nome della tua azienda.

3. Ascolta attentamente. Consenti al chiamante di spiegare in modo completo la sua richiesta o preoccupazione prima di rispondere.

4. Sii disponibile e professionale. Fai del tuo meglio per rispondere alle domande del chiamante o fornirgli le informazioni di cui ha bisogno. Se non puoi aiutare il chiamante, sii onesto e diretto, ma offriti di metterlo in contatto con qualcuno che possa assisterlo.

5. Ringrazia il chiamante per la chiamata. Assicurati di ringraziare il chiamante per aver dedicato del tempo a chiamare, anche se non sei riuscito a risolvere completamente il problema.

6. Termina la chiamata educatamente. Chiudi la conversazione con un saluto amichevole e professionale, ad esempio "Grazie per aver chiamato. Buona giornata".

Ulteriori suggerimenti per rispondere alle chiamate telefoniche:

* Sorridi mentre parli al telefono. Renderà la tua voce più amichevole e accogliente.

*Parla chiaramente e ad un ritmo moderato. Non affrettare le tue parole, ma non trascinarle nemmeno fuori.

* Utilizzare capacità di ascolto attivo. Presta attenzione a ciò che dice il chiamante e rispondi in modo appropriato.

* Sii paziente e comprensivo. Se la persona che ti chiama è turbata o arrabbiata, cerca di rimanere calmo e comprensivo.

* Sii proattivo. Se il chiamante rimane in attesa per un lungo periodo, verifica periodicamente con lui per fargli sapere che qualcuno sarà presto con lui.

* Seguire secondo necessità. Se hai promesso di ricontattare il chiamante, assicurati di farlo.