Come rispondi alle persone che hanno una domanda specifica e non c'è modo di rispondere perché riguarda la tua area geografica. Parla ai supervisori?
>1. Riconoscere la richiesta :
Inizia la tua risposta riconoscendo la domanda e mostrando comprensione. Di' qualcosa del tipo:"Grazie per avermi contattato con la tua domanda. Capisco la tua preoccupazione e desidero aiutarti a trovare le risorse giuste".
>2. Chiarire le limitazioni geografiche:
Spiega gentilmente che le tue responsabilità e competenze sono limitate a un'area geografica specifica. Menziona che potresti non essere completamente attrezzato per rispondere a domande al di fuori dell'area designata.
>3. Fornire informazioni pertinenti:
Se disponi di informazioni o risorse pertinenti disponibili nel tuo ambito geografico, condividile con l'individuo. Ciò dimostra la tua disponibilità ad aiutare in ogni modo possibile.
>4. Offri contatti alternativi:
Consigliare l'individuo su contatti o dipartimenti alternativi che potrebbero essere meglio attrezzati per gestire la sua domanda specifica. Fornire eventuali dettagli di contatto pertinenti o consigliare siti Web o risorse specifici.
>5. Inoltrare se necessario:
Se la domanda della persona è urgente o cruciale e non esiste un contatto alternativo, valuta la possibilità di inoltrare la questione al tuo supervisore. Spiegare la situazione e fornire le informazioni di contatto della persona per ulteriore assistenza.
>6. Seguito:
Se hai promesso di fornire ulteriori informazioni o risorse, assicurati di farlo tempestivamente. Ciò dimostra il tuo impegno nell'affrontare le loro preoccupazioni.
>7. Utilizza un linguaggio educato:
Durante la conversazione, usa un linguaggio educato e cortese. Evita di apparire sprezzante o disinteressato, perché vuoi mantenere un comportamento positivo e professionale.
>8. Enfatizzare la cooperazione:
Sottolinea il fatto che stai facendo del tuo meglio per aiutarli a trovare le risorse appropriate e che apprezzi i loro sforzi nella ricerca di informazioni.
>9. Documentare l'interazione:
Conserva un registro dell'interazione, inclusa la domanda dell'individuo, le limitazioni che hai chiarito e tutti i contatti alternativi forniti. Questa documentazione può essere utile in caso di domande future relative all'argomento.
>10. Chiedi consiglio ai supervisori:
Se incontri frequentemente situazioni simili, valuta la possibilità di discuterne con i tuoi supervisori. Possono fornire ulteriori indicazioni su come gestire tali richieste in modo efficace e garantire una comunicazione semplificata all'interno dell'organizzazione.
Seguendo questi passaggi, puoi rispondere a domande specifiche al di fuori del tuo dominio in modo professionale e utile, assicurando che le persone ricevano un'assistenza adeguata pur mantenendo la concentrazione sulle tue responsabilità all'interno della tua area geografica.