Funzioni dell'operatore automatico (Auto Attendant)

Un operatore automatico (auto attendant) aiuta le aziende a gestire il volume chiamate indirizzando i chiamanti a un'estensione specifica. I chiamanti ricevono un elenco di scelte per connettersi al reparto che meglio risponde alle loro richieste. Le funzioni possono essere semplici o complesse.

Funzioni

Gli operatori automatici operano su una serie di menu. Possono essere semplici (es. 5 opzioni) o includere sottomenu per aziende grandi per rispondere a esigenze specifiche. Le grandi aziende usano spesso IVR (Interactive Voice Response) invece degli auto attendant, perché l'IVR può elencare saldi conto o offrire pagamento telefonico per utenze/bollette. Con un auto attendant, i chiamanti raggiungono solitamente un operatore premendo 0.

Vantaggi

Gli auto attendant fanno risparmiare alle aziende somme significative sul personale di supporto chiamate. Normalmente le chiamate vanno smistate da uno o più receptionist a tempo pieno. I chiamanti selezionano l'estensione appropriata dal loro telefono a toni, connettendosi all'area che meglio risponde alle loro domande. Questo migliora la soddisfazione clienti abbassando i costi di supporto telefonico.

Saluto

I sistemi auto attendant solitamente hanno un saluto preregistrato stilizzato che notifica ai clienti quale azienda hanno contattato. Questo dà un'immagine professionale.

Informazioni

Le aziende risparmiano risorse inserendo orari e sedi come opzione del menu. I sistemi possono includere messaggi preregistrati su offerte speciali, saldi e indicazioni stradali. I chiamanti ascoltano info senza contattare un rappresentante. Con l'auto attendant, i dipendenti non perdono tempo su domande routine. I chiamanti possono ripetere le opzioni premendo un tasto specifico.

Casella vocale

I programmi auto attendant offrono una casella per lasciare messaggi all'azienda fuori orario. I messaggi possono essere organizzati per reparto, così le richieste vanno ai dipendenti giusti. Se il chiamante non preme tasti per un tempo prestabilito o l'azienda è chiusa, viene di solito inviato direttamente alla casella dopo il saluto.

Composizione per estensione

Un'opzione del menu è la composizione per estensione. Se il chiamante sa con chi vuole parlare, seleziona questa opzione e digita un numero a 2, 3 o 4 cifre per connettersi a quel rappresentante.