Funzioni di un Database in un'Applicazione
Tutti hanno usato un database in una forma o nell'altra. Una rubrica telefonica si qualifica come database. I database memorizzano informazioni e le organizzano in forma pratica. Applicazioni software come Microsoft Access informatizzano le funzioni database dando grande flessibilità con i dati. Operatori che imparano a usare software database risparmiano tempo.
Tabelle
L'informazione base in un database viene inserita in una tabella. Simile a un foglio di calcolo come Excel o Lotus 1-2-3, le tabelle forniscono un modo organizzato per inserire informazioni. Gli utenti possono creare nomi campo, come nome, indirizzo e numero identificativo cliente. Possono anche formattare i campi. Es: un campo numerico può apparire con formattazione monetaria come dollari o euro.
La maggior parte dei software database ha template per formati frequenti, come gestione contatti, vendite o inventario. Gli utenti possono modificare questi template per personalizzarli.
Moduli (Forms)
Il software database include l'opzione di creare moduli user-friendly per rendere l'inserimento dati più facile per l'operatore. I lavoratori possono adattare i moduli alle loro esigenze. Usare template personalizzabili per moduli rende la creazione più veloce e facile.
Per aiutare chi inserisce dati, l'uso di messaggi dà indicazioni. Es: quando devono scegliere da un menu a tendina per un campo, il creatore può aggiungere un messaggio popup quando quel campo è selezionato, ricordando di selezionare dal menu.
Report
I programmi database includono funzioni creazione report. I report permettono di manipolare i dati in molti modi. Gli utenti possono inserire funzioni nei report per analizzare i dati. Es: un reparto vendite può creare report che mostra solo dati primo trimestre con totali per ogni mese separatamente.
La creazione report permette creatività nel design dell'aspetto. Aspetti visivi come scelta font, posizione campi, inserimento grafici e manipolazione colori permettono al designer di renderlo visivamente gradevole e professionale.
Funzioni Dati
Il software database fornisce funzioni per organizzare informazioni semplicemente e specificamente. Es: funzioni ordinamento permettono sequenza alfa o inversa, solitamente cliccando un'icona. Funzioni filtro permettono estrarre info per criteri specificati.