Come Aggiungere Notifiche Email a Liste e Librerie in SharePoint

SharePoint (Online / Server 2019/2016/2013) permette di creare Avvisi (Alerts) su liste, librerie o singoli elementi per ricevere email automatiche su modifiche (nuovo, modifica, eliminazione).

Creare avviso su Lista / Libreria (tutti gli elementi)

1. Vai alla Lista/Libreria in SharePoint.
2. Scheda Elenco (o Libreria) nella ribbon → gruppo Condividi e monitora → Avvisami → Imposta avviso per questo elenco/libreria.
3. Nuova pagina Nuovo avviso:
   • Titolo avviso: nome descrittivo (es. "Nuovi contratti - Libreria Documenti").
   • Invia avvisi a: utenti (people picker) o email esterne (se configurato admin).
   • Metodo recapito: Email (se grigio: admin deve abilitare Outgoing Email in Central Admin / SharePoint Admin Center).
   • Tipo modifica: Tutte le modifiche / Nuovi elementi / Elementi modificati / Elementi eliminati.
   • Invia avvisi per queste modifiche: spunta opzioni (es. "Elementi creati da me", "Elementi modificati da altri").
   • Quando inviare avvisi: Immediato (email per ogni evento) / Riepilogo giornaliero (ora fissa) / Riepilogo settimanale (giorno/ora).
4. OK. Avviso attivo.

Creare avviso su Singolo Elemento (documento, attività, elemento lista)

1. Apri elemento (clicca nome / … → Dettagli).
2. Scheda File (o Elemento / Attività) → Avvisami → Imposta avviso per questo documento/elemento.
3. Stesse opzioni sopra, ma limitato a quel singolo item.

Gestire i propri avvisi

1. Icona utente (alto dx) → I miei avvisi (o Impostazioni sito > Avvisi utente).
2. Vedi elenco, modifica, elimina, sospendi/riattiva.

Power Automate (Flow) – Alternative moderna e potente

Per logiche complesse (filtri avanzati, azioni multiple: Teams, Planner, Approvals, HTTP, DB), usa Power Automate:

1. In Lista/Libreria → Automatizza > Power Automate > Crea un flusso.
2. Trigger: Quando viene creato un elemento / Quando un file viene creato/modificato.
3. Azioni: Invia email (V2), Pubblica messaggio Teams, Crea attività Planner, Aggiorna riga Excel, Chiama API.
4. Condizioni, loop, variabili, gestione errori.

Nota admin

SharePoint Online: email avvisi inviata da no-reply@sharepointonline.com. Verifica non bloccata da spam filter. Per email esterne: SharePoint Admin Center > Siti > Siti attivi > [Sito] > Criteri > Accesso esterno + configurazione Outgoing Email (solo tenant).