Come comprimere i file prima di inviarli via email
Quando trasferite file di grandi dimensioni in un messaggio email, rischiate di superare il limite di dimensione degli allegati, causando il fallimento dell'invio. La compressione dei file ne riduce le dimensioni, rendendo più facile l'invio senza raggiungere questi limiti. I migliori candidati per la compressione sono i grandi file multimediali come video, foto e file audio, che tendono a superare i limiti di dimensioni da soli — specialmente i video.
Tipi di compressione
Diversi formati di compressione sono comunemente usati, e la scelta di quello giusto dipende da alcuni fattori. La compressione ZIP è la più universalmente supportata ed è più universale delle altre, ma offre meno compressione di formati come RAR e 7Z. Questi formati, tuttavia, richiedono programmi specializzati per decomprimere i file. I formati che il destinatario può decomprimere giocano un ruolo importante nella decisione. Nella maggior parte dei casi, questo rende ZIP la scelta migliore, poiché la compressione ZIP è integrata in Windows, eliminando la necessità di plug-in o download aggiuntivi.
Come comprimere i file
Il processo esatto di compressione varia a seconda del programma usato. Per usare la compressione ZIP integrata in Windows 7, fate clic destro sul file o cartella, passate il mouse su "Invia a", e selezionate "Cartella compressa (zippata)" dal menu a discesa risultante. Per Windows 8, selezionate il file e fate clic su "Condividi", seguito da "Zip". In altri programmi, di solito create l'archivio, aggiungete i file e poi ordinate al programma di comprimere. Per istruzioni specifiche, consultate la documentazione del vostro programma di archiviazione.
Limiti di dimensione degli allegati
Quanto piccolo deve essere il file compresso dipende dal servizio email che usate per inviarlo. I limiti variano da un provider all'altro, quindi dovrete controllare con il vostro provider specifico per i dettagli esatti. Opzioni popolari come Gmail e Yahoo vi limitano a 25 MB per email, mentre Outlook.com vi limita a 10 MB per email. I client email sono spesso simili, con Microsoft Outlook che limita a 20 MB per allegato, Windows Live Mail a 10 GB per email e non più di 50 MB per file, e Mozilla Thunderbird che offre dimensioni illimitate.
Alternative basate su cloud
Lo storage cloud offre un'alternativa solida se il file supera ancora il limite di dimensioni, indipendentemente da quanto lo comprimete. Memorizzando il file compresso su un server cloud come OneDrive, Google Drive o Dropbox e inviando un link di download al destinatario, risparmiate il tempo per allegare il file e inviate file grandi — anche quelli che arrivano a diversi gigabyte. È anche un modo più comodo per condividere il file con più persone, poiché deve essere caricato una sola volta. I destinatari possono poi scaricare il file quando preferiscono.