Inviare fax da Gmail, Google Drive, Documenti e Fogli in modo semplice

Il fax può sembrare un relitto del passato a molte persone, ma istituzioni governative e certi settori come la sanità si affidano ancora ai fax per motivi di sicurezza. Sai che è possibile inviare fax online usando uno qualsiasi dei servizi di Google inclusi Google Drive, Gmail, Documenti e Fogli? Servizi come CocoFax lo rendono possibile.

Date le paure su privacy e sicurezza attorno ai servizi di messaggistica online, la sicurezza e la riservatezza fornite dal fax significano che rimane una forma legittima di comunicazione aziendale anche nel 2020. Naturalmente, Google non fornisce tecnologia fax integrata nelle sue app e servizi. Gmail e Google Drive non supportano l'invio e la ricezione di fax, quindi avrai bisogno dell'aiuto di un fornitore di terze parti - qualcuno che traduca i media tra i segnali telefonici analogici e i segnali digitali che la posta elettronica può gestire meglio - ed è qui che entra in gioco CocoFax.

CocoFax ti permette di inviare e ricevere fax senza dover avere un grande e ingombrante fax a casa. Non hai nemmeno bisogno di una linea telefonica, tutto viene fatto online.

Come inviare un fax tramite Gmail

Inviare un fax da Gmail tramite CocoFax non è complicato come sembra. In pochi brevi passaggi, puoi ottenere un numero fax virtuale e iniziare a inviare fax a veri fax in tutto il mondo.

Passo 1: Il primo passo per inviare fax tramite Gmail è creare un account con un servizio fax online. Useremo la piattaforma CocoFax per questa guida. Alla creazione dell'account, ti viene dato un periodo di prova gratuito di 30 giorni. Puoi anche scegliere quale numero fax Google vuoi avere. Puoi usare il tuo indirizzo email normale per registrarti, non devi crearne uno nuovo per iniziare a inviare e ricevere fax online.

Passo 2: Apri il tuo Gmail e clicca sul pulsante "Scrivi" come faresti quando crei un'email normale. Il tuo fax verrà redatto nel campo che si apre. Inviare un fax in questo modo non è troppo diverso dall'inviare un'email normale.

Passo 3: Nel campo destinatario dove metteresti normalmente l'indirizzo email del destinatario, inserisci il numero fax del destinatario con il prefisso del codice paese, seguito dal suffisso "@cocofax.net". Ad esempio, se il numero fax del destinatario è 49803090 con il suo codice paese 1, inseriresti semplicemente "149803090@cocofax.net" nel campo destinatario. Nel campo oggetto, inserisci l'oggetto del documento faxato. Poi, digita la pagina di copertina del fax nel corpo dell'email.

Passo 4: Puoi anche allegare documenti da faxare cliccando l'icona 'allega'. Il formato del documento può essere qualsiasi cosa tu voglia. Puoi allegare un PDF, ad esempio, proprio come faresti se inviassi un'email normale.

Passo 5: Infine, controlla i dettagli e l'indirizzo email del destinatario, poi clicca 'Invia'.

Se vuoi firmare documenti digitalmente e restituirli al mittente, puoi usare il servizio gemello CocoSign. Puoi firmare documenti digitalmente usando mouse, trackpad o stilo. Non tutti i servizi fax online offrono supporto per firma elettronica integrato, quindi potresti dover cercare un'opzione esterna come quella spiegata qui.

Ricevere fax tramite Gmail

Con un account servizio fax online in atto, puoi ricevere fax da chiunque e ovunque. Tutto ciò che devi fare è condividere il tuo numero fax con clienti o associati commerciali e loro possono inviarti fax. La cosa più importante, puoi accedere a questi fax attraverso la tua casella di posta Gmail. Naturalmente, è molto simile a ricevere un'email ma con la privacy e sicurezza aggiuntive menzionate prima.

Come inviare un fax da Google Drive, Documenti e Fogli

Se vuoi solo faxare un documento e non hai bisogno di aggiungere un messaggio come faresti via email, puoi anche usare CocoFax per faxare documenti direttamente dai servizi cloud di Google: Drive, Documenti e Fogli. Ecco come fare:

Passo 1: Clicca il pulsante componenti aggiuntivi situato nella barra laterale destra del tuo Documento o Foglio Google, cerca e installa il componente aggiuntivo del tuo fornitore di servizi fax online, CocoFax. Dopo l'installazione, autorizza un collegamento tra il tuo account Google e il servizio fax.

Passo 2: Accedi al tuo account fax e inserisci il numero fax del destinatario.

Passo 3: Controlla tutte le info del fax e premi il pulsante 'Invia Fax'.

Passo 4: Alla ricezione dell'email da parte del destinatario, il fornitore di servizi fax gratuito ti invierà un rapporto di consegna in circa un minuto.

Quando usi Google Drive, Documenti e Fogli, puoi inviare un fax a tutti i destinatari che vuoi con una singola azione.

E se voglio annullare il mio account?

Non ogni fornitore di servizi fax online ha una politica di annullamento chiara. Poiché la maggior parte dei servizi fax online ti richiederà di inserire i dettagli della carta al momento della registrazione ai loro servizi, potresti essere addebitato automaticamente mensilmente o biennalmente. Prima di aggiungere i dettagli della carta, è importante verificare se puoi annullare il tuo abbonamento in qualsiasi momento ritieni opportuno e se no, se le politiche di annullamento sono abbastanza chiare.

Su CocoFax non ci sono commissioni di annullamento e hai la libertà di annullare e riabbonarti in qualsiasi momento. È un servizio pay-as-you-go, molto simile a Netflix o Spotify, senza impegno a lungo termine.

Inizia la tua prova gratuita di 30 giorni oggi

Puoi provare la soluzione fax all-in-one di CocoFax assolutamente gratis registrandoti per una prova gratuita di 30 giorni. Non c'è impegno necessario e se non ti piace quello che vedi puoi annullare in qualsiasi momento durante il periodo di prova e non pagare un centesimo.

Se decidi di continuare a usare CocoFax per inviare fax gratis ovunque nel mondo, sono disponibili tre livelli di abbonamento. Un pacchetto base parte da $12,99 al mese, mentre il popolare pacchetto premium costa $14,99 al mese. C'è anche un livello business per professionisti che costa $24,99 al mese. Puoi trovare tutti i dettagli sui prezzi sul sito web di CocoFax.

Abbiamo una collaborazione con i creatori del servizio discusso. Tuttavia, questo articolo è stato scritto senza alcuna influenza sul contenuto.