Cosa dovresti fare quando si riceve istruzioni verbali per telefono?
Durante le istruzioni:
* Ascolta attentamente: Ridurre al minimo le distrazioni e concentrati esclusivamente sulla conversazione.
* Poni domande chiarificanti: Non esitate a chiedere chiarimenti se qualcosa non è chiaro. Riformulare istruzioni con le tue stesse parole per assicurarti di comprenderle correttamente ("Quindi, se capisco bene, vuoi che io ...")
* Prendi appunti: Annotare dettagli chiave, date, tempi, nomi, numeri e eventuali passaggi specifici. Usa le abbreviazioni se necessario, ma assicurati che le tue note siano leggibili per te.
* Ripeti le istruzioni: Dopo ogni passaggio o sezione, riassumi ciò che hai sentito per confermare l'accuratezza. Ciò è particolarmente importante per istruzioni complesse. ("Solo per essere sicuri, vorresti che inviassi il rapporto via e -mail a John Doe entro le 17:00, giusto?")
* Conferma i passaggi successivi: Chiedi i passaggi successivi nel processo e cosa fare dopo aver completato l'attività corrente.
* Sii educato e rispettoso: Mantieni un tono professionale e cortese durante la conversazione.
Dopo le istruzioni:
* Rivedi le tue note: Una volta terminata la chiamata, rivedi immediatamente le tue note per garantire la loro precisione e completezza.
* follow -up (se necessario): Se qualcosa rimane poco chiaro o hai bisogno di ulteriori chiarimenti, non esitare a contattare di nuovo la persona prontamente.
* Organizza le tue note: Mantieni le note organizzate e accessibili per un facile riferimento quando esegui le istruzioni.
* Eseguire attentamente le istruzioni: Presta molta attenzione ai dettagli mentre completa i compiti.
Seguendo questi passaggi, è possibile ridurre significativamente il rischio di interpretazioni errate e garantire il completamento con successo delle attività assegnate.