Come hanno reagito le autorità cittadine alle telefonate?
- Rispondere alla chiamata prontamente e cortesemente :I funzionari comunali sono generalmente addestrati a rispondere alle telefonate in modo professionale, salutando il chiamante e identificando se stessi e il proprio dipartimento.
- Ascolta le preoccupazioni del chiamante e prendi appunti :I funzionari comunali sono generalmente disposti ad ascoltare le preoccupazioni dei chiamanti e a prendere nota di tutti i dettagli importanti. Queste informazioni possono essere utilizzate per risolvere il problema del chiamante, fornire informazioni o indirizzarlo alla persona o al dipartimento appropriato.
- Fornire informazioni o assistenza :Se il chiamante ha una domanda o un reclamo, i funzionari della città possono fornire informazioni o assistenza per risolvere il problema. Ciò potrebbe comportare la risposta a domande sui servizi comunali, la fornitura di riferimenti ad agenzie o risorse pertinenti o l’avvio di un’indagine su un reclamo.
- Fissa un appuntamento o un follow-up :In alcuni casi, i funzionari comunali possono fissare un appuntamento con il chiamante per discutere il problema in modo più dettagliato o dare seguito alla sua richiesta.
- Inoltra la chiamata al dipartimento o all'individuo appropriato :Se il problema del chiamante esula dall'ambito delle responsabilità del funzionario comunale, quest'ultimo può inoltrare la chiamata al dipartimento o alla persona competente che può assistere al meglio il chiamante.
- Documentare la chiamata :I funzionari comunali possono documentare i dettagli della chiamata a fini di registrazione o per riferimento futuro.
- Fornisci feedback o segnala un problema :Se la chiamata è correlata a un problema o a un problema relativo ai servizi comunali, il funzionario comunale può intervenire per affrontare il problema e segnalare il problema al dipartimento o all'agenzia competente.
- Ringrazia il chiamante per il suo contributo o feedback :i funzionari comunali sono generalmente addestrati a ringraziare i chiamanti per il loro contributo o feedback, indipendentemente dalla natura della chiamata.
- Seguito :se appropriato, i funzionari comunali possono ricontattare il chiamante per assicurarsi che il problema sia stato risolto o per fornire ulteriori informazioni o assistenza.
Ci si aspetta che i funzionari comunali gestiscano le telefonate in modo professionale, cortese e reattivo, poiché queste interazioni sono spesso viste come un riflesso degli standard generali del servizio clienti della città.