Qual è la buona etichetta per le telefonate?
1. Preparati:
* Avere a portata di mano le informazioni e i materiali necessari prima di effettuare la chiamata.
* Presentati in modo chiaro e professionale, affermando il tuo nome e la tua affiliazione all'inizio della conversazione.
2. Scegli un orario appropriato per chiamare:
* Evitare di chiamare in orari inappropriati o quando il destinatario potrebbe essere occupato o non disponibile.
* Prestare attenzione ai fusi orari se si effettuano chiamate internazionali.
3. Utilizza un linguaggio educato e cortese:
*Utilizza un linguaggio formale ed educato, anche se conosci bene il destinatario.
* Evitare di usare slang, gergo o linguaggio informale che potrebbe non essere compreso o apprezzato dall'altra persona.
4. Sii chiaro, conciso e vai al punto:
* Comunicare tempestivamente e chiaramente lo scopo della chiamata, evitando dettagli inutili.
* Mantieni la conversazione focalizzata ed evita di divagare.
5. Ascolta attivamente:
* Dai al chiamante tutta la tua attenzione, permettendogli di esprimersi senza interruzioni.
* Dimostra che sei coinvolto nella conversazione utilizzando segnali verbali come "sì", "capisco" o "uh-huh".
6. Rispetta l'orario del chiamante:
* Sii consapevole della durata della conversazione e cerca di mantenerla entro limiti ragionevoli.
* Se la chiamata potrebbe essere lunga, chiedere il permesso di continuare o suggerire un orario più adatto per parlare.
7. Gestisci le chiamate in arrivo in modo professionale:
* Rispondi alle chiamate prontamente e in modo educato.
* Se non puoi rispondere immediatamente alla chiamata, utilizza un messaggio vocale professionale.
8. Fai attenzione al tuo tono di voce:
* Mantieni un tono piacevole, amichevole e professionale durante tutta la conversazione.
* Varia il tuo tono per trasmettere emozioni e indicare interesse per la discussione.
9. Mostra empatia e comprensione:
* Sii compassionevole e comprensivo se il chiamante esprime una preoccupazione o un reclamo.
* Dimostra che apprezzi la loro opinione e che sei disposto ad aiutarli.
10. Termina la conversazione con garbo:
* Riassumere i punti principali e concordare eventuali ulteriori azioni o follow-up.
* Ringrazia la persona per il suo tempo e ribadisci il tuo nome se necessario.
* Utilizza commenti di chiusura educati come "Grazie per aver chiamato" o "Buona giornata".
11. Rispondi prontamente alle chiamate:
* Se prometti di richiamare, assicurati di farlo entro un periodo di tempo ragionevole.
* Se non riesci a rispondere immediatamente a una chiamata, fai sapere al chiamante quando può aspettarsi di ricevere una tua risposta.
12. Sii professionale quando metti qualcuno in attesa:
* Se è necessario mettere in attesa il chiamante, scusarsi per l'interruzione e fargli sapere per quanto tempo può aspettarsi di rimanere in attesa.
* Controlla periodicamente e fornisci aggiornamenti se il tempo di attesa è più lungo del previsto.
13. Sii consapevole delle differenze culturali:
* Se si effettuano chiamate internazionali, tenere presente le differenze culturali che potrebbero influire sulla comunicazione telefonica.
* Sii consapevole dei diversi saluti, costumi e stili di comunicazione nelle diverse culture.
14. Evita di utilizzare il vivavoce senza autorizzazione:
*Chiedi sempre il permesso prima di mettere il chiamante in vivavoce.
* Assicurarsi che l'altoparlante sia chiaro e che il rumore di fondo sia ridotto al minimo.
15. Gestisci i trasferimenti di chiamata in modo professionale:
* Se è necessario trasferire una chiamata ad un'altra persona o reparto, informare il chiamante e ottenere il suo permesso prima di farlo.
* Fornire al chiamante le informazioni di contatto necessarie e garantire un trasferimento regolare.
Aderendo a queste linee guida sull'etichetta telefonica, puoi creare interazioni telefoniche positive e professionali che lasciano un'impressione duratura su chi chiama. Ricorda che una comunicazione chiara, rispetto e cortesia sono fondamentali per conversazioni telefoniche efficaci.