Come Usare un Centralino Virtuale (Switchboard)
In passato, il centralino manuale era la soluzione per case e aziende che richiedevano servizio telefonico. Un "operatore di centralino" era il tramite tra linee esterne e interne. Con la tecnologia digitale, i "centralini" odierni sono virtuali, gestiti da software. Che lo chiamiate software per servizi di risposta o centralino virtuale, il processo per ricevere, inviare e mettere in attesa chiamate è semplice. Software di questo tipo: Switchboard by 8x8, nCall by nSolve, CTI Software's The Answer, tra altri.
Occorrente
- Cuffia (headset)
Istruzioni
Doppio clic sull'icona del software centralino sul computer per aprirlo. Se richiesto, inserite username e password.
Indossate la cuffia, se ne avete una. In call center o ambienti affollati, si usano cuffie per ridurre distrazioni e impedire ad altri di sentire le conversazioni. Naturalmente la cuffia va collegata al jack cuffie del computer.
Premete il pulsante "Answer" col mouse per rispondere a una chiamata. Se non vedete quell'opzione, cercate un menu "Call" o "Phone" in alto sullo schermo e cliccatelo per aprirlo. Durante una chiamata attiva, le info sulla chiamata (incluso il numero dell'altro) appariranno in una finestra.
Mettete in attesa cliccando nella finestra della chiamata attiva e selezionando "Hold", o semplicemente cliccando "Hold" dalla finestra chiamata/telefono.
Prendete appunti sulla chiamata e il cliente digitando info pertinenti nella finestra "Notes".
Trasferite la chiamata cliccando nella finestra attiva, selezionando "Transfer" dalla finestra chiamata, e poi selezionando il numero a cui trasferire dal menu "Directory" (solitamente nella barra menu in alto o in un'altra finestra).
Chiudete la chiamata cliccando nella finestra attiva e premendo "End", o selezionando "End" dal menu chiamata.
Avviate una chiamata selezionando la finestra "New" sullo schermo, poi selezionate il nome dalla Directory che appare, o digitate manualmente il numero nel campo telefono. In alternativa, potete cliccare "Directory" prima, selezionare un numero, poi cliccare "Call This Person" o funzione simile.