Qual è il modo migliore per effettuare una teleconferenza?
Fattori da considerare:
* Numero di partecipanti: Un piccolo gruppo potrebbe andare bene con una semplice funzionalità integrata sul telefono, mentre un gruppo più grande ha bisogno di un servizio di teleconferenza dedicato.
* Budget: Esistono opzioni gratuite, ma spesso hanno dei limiti. I servizi a pagamento offrono più funzionalità e migliore qualità.
* Caratteristiche richieste: Hai bisogno di cose come registrazione, condivisione dello schermo, videoconferenza, numeri di dial-in in più paesi o solidi strumenti di moderazione?
* Competenza tecnica: Alcuni servizi sono più facili da usare rispetto ad altri.
* Sicurezza: Per discussioni sensibili, considerare servizi con forti funzionalità di crittografia e sicurezza.
Metodi:
* Funzioni telefoniche integrate: La maggior parte dei fischi fissi e smartphone offre chiamate di base per conferenze. Questo è semplice per piccoli gruppi, ma di solito manca di caratteristiche avanzate. Il processo varia a seconda del telefono e del provider. Controlla il manuale del tuo telefono o il sito web del tuo provider.
* App di terze parti: Numerose app offrono robuste funzionalità di chiamata di conferenze. Le opzioni popolari includono:
* Zoom: Ampiamente utilizzato, offrendo videoconferenze, condivisione dello schermo, registrazione e altro ancora. I piani gratuiti hanno limiti alla durata della riunione e ai partecipanti.
* Google Meet: Integrato con Google Workspace, eccellente per gli utenti all'interno di un ecosistema di Google. Buono per video, condivisione dello schermo e registrazione. Piani gratuiti e a pagamento disponibili.
* Microsoft Teams: Simile a Google Meet, ma integrato con l'ecosistema di Microsoft. Funzionalità forti, tra cui gli strumenti di chat e collaborazione. Piani gratuiti e a pagamento disponibili.
* Skype: Un'opzione di vecchia data, offrendo conferenze video e audio. Piani gratuiti e a pagamento.
* gotomeeting: Una piattaforma di conferenza dedicata con una gamma di funzionalità, tra cui webinar. Piani a pagamento principalmente.
* Servizi dedicati alla teleconferenza: Questi sono in genere servizi a pagamento progettati esclusivamente per le teleconferenze, spesso con funzionalità più avanzate come la gestione dei partecipanti, i report e l'integrazione con altri strumenti aziendali. Esempi includono RingCentral, 8x8 e freeconferencecall.com (che offre un livello gratuito con limitazioni).
passi per una teleconferenza di successo (indipendentemente dal metodo):
1. Scegli il tuo metodo: Sulla base dei fattori sopra, seleziona l'opzione migliore per le tue esigenze.
2. Pianifica la chiamata: Invia inviti con dettagli chiari, tra cui data, ora, numero / i di accesso, codice di accesso (se applicabile) e qualsiasi materiale pertinente. Includi opzioni alternative (come un link di videoconferenza) per coloro che non possono unirsi al telefono.
3. Testa la tua attrezzatura: Assicurati che il tuo microfono e altoparlanti funzionino correttamente prima dell'inizio della chiamata. Se si utilizza video, controlla la fotocamera.
4. Inizia in tempo: Rispetta il tempo di tutti.
5. Presenta i partecipanti: Assicurati che tutti sappiano chi è in chiamata.
6. Stabilire regole di base: Imposta le aspettative per la partecipazione (ad esempio, muting quando non si parla).
7. Usa una comunicazione chiara: Parla chiaramente e lentamente, soprattutto se hai partecipanti con vari livelli di conoscenza dell'inglese.
8. Gestisci la conversazione: Mantieni la discussione focalizzata e sulla buona strada.
9. Registra la chiamata (se necessario): Assicurati che tutti siano a conoscenza della registrazione.
10. Invia un follow-up: Condividi eventuali takeaway chiave o articoli di azione dopo la chiamata.
Considerando questi fattori e seguendo questi passaggi, è possibile effettuare una teleconferenza di successo ed efficiente.