Come creare un diagramma di flusso As-Is

Un diagramma di flusso As-Is documenta come un processo aziendale viene eseguito attualmente nella tua organizzazione. Tipicamente un diagramma As-Is viene fatto per catturare procedure e informazioni che fluiscono da passo a passo in modo che possano essere analizzate e migliorate quando costruisci un processo To-Be.

Passaggio 1

Definisci il processo aziendale che vuoi analizzare. Deve essere una transazione aziendale completa con un inizio e una fine, con input e output, e risultare nel soddisfacimento di un'esigenza aziendale. Esempio: "Assumere dipendente" è un processo completo, mentre "Compilare modulo assunzione" è un passo all'interno del processo, ma non ha senso se fatto da solo.

Passaggio 2

Identifica i ruoli all'interno del processo. Un ruolo è la parte che una persona o un gruppo di persone svolgono nel processo. I ruoli dovrebbero essere etichettati con il tipo di azione che intraprendono, non con i loro titoli di lavoro o dipartimento. Una persona che approva la scheda oraria di un dipendente dovrebbe essere chiamata "Approvatore tempi".

Passaggio 3

Identifica i passi del processo necessari per completare la transazione. Cattura ogni passo dettagliato che aggiunge valore al processo, anche se quel valore è solo rivedere e assicurarsi che i passi precedenti siano stati fatti correttamente.

Passaggio 4

Identifica le informazioni passate da passo a passo all'interno del processo. Alcuni passi creano informazioni da usare nei passi successivi.

Passaggio 5

Identifica i punti decisionali all'interno del processo che potrebbero cambiare direzione o richiedere passi aggiuntivi. Definisci i dati necessari per prendere la decisione e considera tutti i possibili risultati.

Passaggio 6

Documenta il flusso del processo creando un diagramma che mostri ogni passo, il ruolo che lo esegue e le informazioni che fluiscono da passo a passo. Numera ogni passo. Definisci la direzione delle informazioni usando frecce che vanno da ogni passo al successivo. Uno stile di diagramma di flusso "Cross-Funzionale" funziona meglio per identificare ruoli e flusso di informazioni tra persone e passi del processo. Nella parte testuale del documento descrivi ogni passo in dettaglio.

Suggerimento

Cattura ogni dettaglio possibile sia sui passi che sugli elementi dati passati da ogni passo a un altro. Includi quanti più partecipanti possibile nel processo durante l'analisi. Usa strumenti per diagrammi di flusso come Visio per illustrare i passi del processo.

Avvertenza

Non impantanarti troppo nel diagrammare e documentare i flussi As-Is. Cerchi completezza non perfezione. Ricorda che queste sono le procedure che stai cercando di migliorare o sostituire.