Come creare un database PDF ricercabile
Un file Portable Document Format (PDF) è spesso usato per mantenere qualsiasi formattazione di un documento creato in un altro programma, come un documento Word, foglio di calcolo o file di design complesso. I PDF sono creati e gestiti usando Adobe Acrobat. Per impostare un file database PDF, la tua migliore opzione è crearlo prima usando un programma database o foglio di calcolo, come Microsoft Excel. Poi puoi convertire il file in PDF e aggiungere la barra di ricerca e le funzioni di indice di Adobe Acrobat, rendendo facile per gli utenti cercare nel database.
Converti database in PDF (Rif. 1, 2)
Passaggio 1
Apri un'applicazione foglio di calcolo sul tuo computer e inserisci tutti i dati che vuoi includere nel database. Se usi un programma database, potrai inserire i dati molto più efficientemente che se dovessi iniziare un PDF da zero. Salva il file quando è completato.
Passaggio 2
Salva il file come PDF se stai usando un programma che lo permette. Tutti i programmi Microsoft Office forniscono questa capacità, purché tu abbia già Adobe Acrobat installato sul tuo computer. Per esempio, in Excel, fai clic sul "Pulsante Microsoft Office", scorri su "Salva con nome", e seleziona "PDF o XPS". Digita un nome file e fai clic su "Pubblica". In altri programmi, potresti essere in grado di stampare su PDF usando la stampante Adobe PDF. Apri il file PDF in Adobe Acrobat.
Passaggio 3
Converti il file attraverso Adobe Acrobat se il Passaggio 2 non è possibile. Apri Acrobat e fai clic su "File, Crea PDF, Da file". Seleziona il file foglio di calcolo dalla finestra di dialogo "Apri" e fai clic su "Apri". Il file verrà convertito e aprirà un nuovo documento PDF. Fai clic su "File, Salva con nome" per salvare il file.
Aggiungi funzioni di ricerca (Rif. 3, 4)
Passaggio 1
Accedi alla barra degli strumenti "Trova" in Adobe Acrobat. Sarà aperta di default, ma puoi sempre trovarla di nuovo selezionando "Modifica, Trova". Usala per trovare qualsiasi parola nel documento.
Passaggio 2
Usa la finestra "Ricerca" per permettere una ricerca più complessa. Fai clic su "Modifica, Ricerca" per visualizzarla, o fai clic sulla freccia accanto alla barra "Trova" e fai clic su "Apri ricerca completa Acrobat". Questa funzione è anche disponibile per utenti Adobe Reader.
Passaggio 3
Crea un indice per il PDF così gli utenti possono cercare il database. Per aggiungere un indice, fai clic su "Avanzate, Elaborazione documento, Gestisci indice incorporato". Fai clic su "Incorpora indice". Segui le istruzioni e fai clic su "OK". L'indice sarà incluso con il PDF quando lo distribuirai ai destinatari.