Come Rispondere al Telefono in Modo Professionale
Quando gestisci un'attività, è vitale rispondere al telefono in modo professionale e cortese. Il telefono rimane il principale mezzo di comunicazione tra la maggior parte delle aziende e i clienti. Se leggi recensioni dei clienti, noterai che tendono a farsi un'opinione generale dell'azienda basandosi su come sono stati trattati al telefono. I clienti giudicano in base a: numero di squilli prima di rispondere, saluto, tempo in attesa, soddisfazione a fine chiamata.
Istruzioni
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Rispondi prima del terzo squillo. Anche se non sempre possibile, deve essere l'obiettivo. I clienti vedono come non professionale non rispondere prontamente. Anche se non puoi prendere la chiamata subito, almeno saluta il cliente e chiedi di attendere un momento.
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Rispondi in modo professionale. Per la maggior parte delle aziende, un saluto standard funziona meglio. Potresti volere una politica aziendale universale per rispondere sempre allo stesso modo. Usa un saluto semplice con nome dell'azienda e domanda su come aiutare. Es: "Buonasera, grazie per aver chiamato Azienda XXX. Come posso aiutarla?".
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Ascolta attivamente mentre il cliente parla. I clienti si infastidiscono se non si sentono ascoltati o se devono ripetere più volte. Evita il multitasking al telefono e dai tutta la tua attenzione.
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Sorridi mentre parli. Quando sorridi, suoni più piacevole al telefono e i clienti rispondono positivamente. Inoltre, rimani sempre piacevole e cortese, anche quando il cliente è arrabbiato e sgradevole.
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Parla lentamente e chiaramente mentre spieghi. I clienti non vogliono sentirsi affrettati. È particolarmente importante parlare piano e chiaro quando spieghi processi lunghi o policy aziendali. Vuoi spiegare a fondo così il cliente capisce tutto e non resta con dubbi.