Come Archiviare i Messaggi della Segreteria Telefonica
L'archiviazione della segreteria telefonica è diventata un requisito per diversi tipi di aziende. La SEC (Securities and Exchange Commission) e la FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) hanno reso le comunicazioni aziendali comuni, inclusi email, SMS e segreteria, soggette a regolamenti di archiviazione e conservazione. L'e-discovery e altri requisiti rendono questa gestione dati importante per preservare i documenti aziendali. La segreteria può essere complicata da archiviare, poiché le aziende possono avere linee fisse, telefoni VoIP e cellulari tutti soggetti a requisiti d'archiviazione anche dopo che l'utente cancella il messaggio.
Materiale Necessario
- Inventario telefonico
- Programma integrato di archiviazione segreteria
Istruzioni
Effettuare un inventario del sistema telefonico. Determinare dove si trovano i telefoni dell'azienda/organizzazione ed elencarli. Annotare il tipo di connessione (linea fissa, VoIP o cellulare).
Installare un software di archiviazione telefonica che integri tutti i sistemi telefonici. Questo sistema dovrebbe prendere il tuo inventario e registrare tutte le segreterie. Il programma potrà poi ricercare le segreterie per utenti e numeri usati.
Catalogare queste segreterie secondo le leggi che regolano la tua azienda/organizzazione. I requisiti d'archiviazione sono spesso delineati da enti regolatori. I governi hanno spesso regole proprie su come i file di segreteria salvati debbano essere catalogati e archiviati.
Archiviare i file o le trascrizioni della segreteria in un luogo sicuro. Alcune segreterie devono essere trascritte per essere archiviate. La maggior parte dei regolamenti permette di salvare i messaggi su hard disk in formato digitale. Alcuni richiedono archiviazione su nastro per riproduzione. Comprendere i requisiti che governano la tua azienda/organizzazione ti permetterà di essere conforme alle normative sull'archiviazione della segreteria.