Come Registra Verbale dal telefono

minuti riunioni permettono agli individui di vedere una registrazione scritta di un incontro che ha avuto luogo . I verbali includono la documentazione dettagliata di ciò che è accaduto nel corso della riunione , tra cui la partecipazione alle riunioni , temi discussi , e il feedback fornito . Quando incontro in un edificio di mattoni e malta , è possibile usare gli occhi e le orecchie per aiutare a registrare i minuti. Tuttavia , con un incontro telefonico, è possibile non vedere gli altri partecipanti alla riunione , quindi è tutto su ciò che si sente
. Hai bisogno
teleconferenza software
auricolare Telefono
Pen
carta
Istruzioni
1

Utilizzare software teleconferenza per registrare la riunione , quando possibile . Con udibile registrazione della riunione, è possibile tornare indietro e ascoltare il meeting di catturare qualsiasi informazione potete mancare nelle vostre note registrate . È possibile utilizzare il software libero come teleconferenza Teleconferenza , nessuna conferenza Costi e Free Conference Pro .
2

Si consiglia di utilizzare una cuffia al posto di un portatile per ascoltare la conferenza telefonica . Utilizzando una cuffia telefonica , è possibile liberare le mani per scrivere le note della riunione . Anche se è possibile utilizzare il vivavoce per ascoltare la riunione , la chiarezza è meglio di un auricolare .
3

Chiedi ogni persona ad annunciare il suo nome quando si unisce alla riunione telefonica . Scrivere il nome della persona verso il basso , così come il tempo è entrato l'incontro . Ottenendo il nome di ogni persona , è possibile garantire che un rotolo di presenza accurata è documentato . Se un individuo è in ritardo in arrivo e la riunione è iniziata, è possibile ottenere il suo nome al termine della riunione al fine di garantire la riunione non viene interrotta .
4

scrivere come erano presenti molte persone , su tempo e tardiva . Se un individuo non ha identificato se stessa prima della riunione iniziata , può essere considerata tardiva .
5

Annotare il tempo le telefonate inizia riunioni e finisce .
6

Chiedi ogni individuo che parla durante la riunione telefonica di indicare il suo nome quando si parla . Annotare il suo nome insieme ai commenti che ha fatto . E ' facile confondere la voce di una persona con la voce di un altro . Chiedendo l'altoparlante di identificare se stessa , è possibile documentare con precisione che vota e fornisce commenti, suggerimenti o feedback durante la riunione .
7

Documento le azioni intraprese a seguito della riunione . Ad esempio , se una persona viene dato un incarico per completare a causa della discussione riunione , si dovrebbe scrivere il nome della persona data l'incarico insieme ai dettagli e termini per l'assegnazione . È inoltre possibile annotare eventuali accordi o disaccordi che sono state espresse nel corso della riunione .
8

Evitare di camminare lontano dal telefono durante la riunione telefonica . Se ci si allontana dal proprio telefono , si rischia di perdere informazioni importanti che devono essere catturati e in un verbale .
9

Assicurarsi che tutte le note registrate a verbale vengono digitati fuori invece scritto a mano al fine di garantire che i minuti sono leggibili per gli altri partecipanti alla riunione .
10

Invia i minuti di riunione per gli altri partecipanti alla riunione entro 24 a 48 ore della riunione .