Come facilitare una Conference Call

Una chiamata in conferenza consente a più partecipanti di parlare tra di loro al telefono . Le chiamate in conferenza sono utili quando le persone non possono incontrarsi faccia a faccia e più di una persona ha bisogno di essere coinvolti nella discussione . Facilitare una chiamata in conferenza è importante al fine di mantenere la conversazione sul tema e si muove lungo . Seguendo passaggi chiave prima e durante una chiamata in conferenza aiuta ad assicurare che la chiamata è produttivo e vantaggioso per tutti i partecipanti . Istruzioni
1

Pianificare la chiamata in conferenza . Invito tutti i partecipanti necessari chiedere loro se essi saranno in grado di partecipare . Mantenere una lista di chi sarà presente alla chiamata in conferenza . Verificare con tutti i partecipanti che avranno accesso a un telefono per la chiamata .
2

Inviare informazioni a tutti i partecipanti una settimana prima della riunione ricordando loro la data e l' ora della chiamata . Includere un numero di telefono per conferenze -line e le istruzioni dial- in modo che tutti possano connettersi alla chiamata .
3

Creare un ordine del giorno per la chiamata e inviarlo a tutti i partecipanti due giorni prima la chiamata in conferenza . Elencare tutti gli elementi che saranno discusse ed elencare i nomi delle persone che parlerà su ogni argomento . Nota all'ordine del giorno che una sessione di domande e risposte si svolgerà al termine della chiamata , e lasciare il tempo extra. Chiedi ai partecipanti di rivedere l'agenda e inviare a voi domande o dubbi . Fate una lista di tutte le risposte .
4

Comporre per la linea conferenza e avviare la chiamata . Registrare la conferenza se la linea conferenza ha tali capacità. Chiedere a tutti di relazione che essi hanno aderito alla chiamata e annotare che hanno partecipato . Inizia la conferenza affermando punto all'ordine del giorno è il primo e che il signor Jones parlerà , e chiedere ai partecipanti di tenere tutte le domande fino alla sessione di domande e risposte .
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Pronunciare chiaramente una volta che il primo argomento ordine del giorno è stato coperto di annunciare che la signora Smith parlerà accanto a coprire punto all'ordine del giorno numero due . Continuare questo processo finché non sono stati coperti tutti i punti all'ordine del giorno . Dopo l'ultimo argomento è stato presentato , permetterà ai partecipanti di porre domande . Annotare tutte le domande che vengono poste e le risposte date .
6

Una volta non ci sono altre domande , conclude l'invito affermando che è finita .