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Come mantenere sistemi di archiviazione elettronici e cartacei

Un sistema di archiviazione è un metodo per organizzare documenti e documenti per l'archiviazione. Viene conservato un armadietto o una scatola che contiene versioni cartacee dei documenti, mentre un sistema elettronico conserva i dati su un computer. Questi dati potrebbero essere e-mail o documenti scansionati. Una volta che il sistema è impostato, è importante che venga mantenuto, in modo che rimanga in ordine con le informazioni aggiornate regolarmente aggiunte. Per mantenere il sistema, dovrai creare una procedura per l'utilizzo di entrambi i sistemi.

Archiviazione cartacea

Passaggio 1

Etichetta ogni cartella, file e cassetto o scatola. Il titolo dovrebbe includere l'oggetto della documentazione, oltre alla data di inizio delle pratiche burocratiche. Ad esempio, "Ricevute giugno 2010 - presente" o "Cartella Risorse umane febbraio 2008".

Passaggio 2

Crea nuove cartelle, file e cassetti o scatole quando hai una nuova categoria di documenti da salvare o quando cartelle, file e cassetti precedenti sono pieni. Usa la codifica a colori per distinguere tra anni o mesi.

Passaggio 3

Aggiungi nuovi documenti alla cartella o al cassetto più rilevante. Mettere i documenti in cartelle a caso rovinerà il sistema di archiviazione, poiché le informazioni verranno cercate nel posto sbagliato. Se il sistema ordina i documenti in ordine alfabetico, continua a utilizzare questo processo invece di passare a un altro formato.

Passaggio 4

Rimuovere i vecchi documenti non necessari ogni anno. Continuando ad aggiungere file ai file, alcune informazioni diventeranno irrilevanti e obsolete. Distruggilo e libera spazio di archiviazione aggiuntivo.

Deposito elettronico

Passaggio 1

Crea cartelle o directory sul tuo computer. Consolida i dati su base regolare in modo che non diventino disorganizzati. Avere più unità di rete o più cartelle contenenti informazioni simili non è un modo efficiente di organizzare i dati.

Passaggio 2

Eseguire regolarmente il backup dei dati. Utilizzare DVD, un'unità USB, un disco rigido esterno o un'azienda esterna per farlo. Questo protegge i dati dalla perdita.

Passaggio 3

Proteggi i dati bloccando ogni file, concedendo l'accesso agli utenti delegati o aggiungendo una password all'apertura di un file. Ciò impedisce l'uso improprio dei dati, la frode o l'accesso non autorizzato. Inoltre puoi essere sicuro che solo le persone che sanno come funziona il sistema lo usano.

Passaggio 4

Scrivere una procedura per l'utilizzo del sistema di archiviazione elettronico. Includere istruzioni dettagliate su come trovare, fare riferimento, classificare e archiviare i dati, in modo che ogni utente utilizzi il sistema allo stesso modo. Tienilo aggiornato se perfezioni il sistema per evitare confusione tra gli utenti.

Passaggio 5

Rivedere il sistema di archiviazione ogni due anni. Controlla che funzioni bene:questo può essere definito da quanto è efficace l'archiviazione, quanto è facile trovare i dati e quanto è organizzato. Inoltre, elimina i file indesiderati e riduci al minimo il disordine elettronico.

Suggerimento

Organizza una giornata di formazione di gruppo per spiegare come funziona ogni sistema di archiviazione in modo che possa essere gestito e mantenuto quotidianamente.

Chiedi feedback su come sviluppare il sistema di archiviazione in modo che sia più facile da usare o meglio organizzato.


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