Differenza tra contatti e rubrica in Outlook
Mentre la maggior parte delle persone che hanno familiarità con Microsoft Outlook può usarlo principalmente per inviare e ricevere e-mail, Outlook è una potente applicazione con molti strumenti utili, tra cui un calendario, gestione delle attività e funzionalità per prendere appunti. Un altro elemento chiave di Outlook è la sua capacità di aiutarti a organizzare le informazioni personali dei tuoi contatti, siano essi colleghi o persone esterne alla tua azienda. Puoi farlo con gli strumenti Contatti e Rubrica.
Definizione
Sia la funzione Contatti di Outlook che la Rubrica globale sono molto simili a un Rolodex elettronico, in cui puoi accedere alle informazioni di contatto per le persone con cui probabilmente hai a che fare regolarmente. Tuttavia, la funzione Contatti è in genere un elenco di contatti esterni, mentre la Rubrica contiene informazioni per le persone che lavorano nella tua azienda. Questa è una configurazione comune nel mondo degli affari perché le Rubriche sono archiviate su un server Exchange e possono essere condivise con tutti i membri dell'azienda.
Funzione
La funzione Contatti è progettata per aiutarti ad accedere rapidamente alle informazioni per le persone con cui sei stato in contatto in precedenza ma che non lavorano necessariamente per la tua azienda. L'Elenco indirizzi globale è progettato per metterti rapidamente in contatto con i colleghi o con gli elenchi di indirizzi definiti dall'azienda.
Possibilità di modificare
Sebbene sia gli strumenti Contatti che Rubrica indirizzi contengano informazioni sui contatti, solo i Contatti possono essere modificati dagli utenti perché sono archiviati sul computer. È possibile aggiungere nuovi contatti, modificare informazioni su contatti esistenti ed eliminare contatti. La Rubrica, invece, di solito può essere modificata solo da un amministratore di sistema. Per gli utenti privati, gli elenchi sono entrambi modificabili.
Informazioni
La Rubrica in genere contiene un elenco di ogni dipendente e dipartimento all'interno di un'azienda, inclusi un indirizzo e-mail, un interno telefonico o un numero di telefono, titolo e posizione. Facendo clic su una singola voce verranno forniti ulteriori dettagli di contatto, come un secondo numero di attività commerciale e un indirizzo postale. Un elenco di contatti include un nome, un nome visualizzato e un indirizzo e-mail. Cliccando su un singolo contatto si aprirà un modulo con campi per ulteriori informazioni da inserire, tra cui azienda, indirizzo postale, titolo professionale, numeri di telefono e una foto.
Capacità di ricerca
Sia i Contatti che la Rubrica ti aiuteranno a individuare rapidamente le informazioni di contatto sulle persone in modo da non dover perdere tempo a cercare biglietti da visita o sfogliare le directory aziendali. Nella parte superiore dell'interfaccia del programma è probabile che tu abbia una piccola icona che sembra un libro aperto. Quando fai clic su di esso, viene visualizzata una casella di ricerca. Puoi inserire un nome in quella casella di ricerca e scegliere se cercare nella Rubrica o nell'elenco Contatti.