I vantaggi dei database rispetto ai fogli di calcolo

Un database è un programma che organizza i dati in campi e record. Un foglio di calcolo è un programma che memorizza i dati in una griglia di righe e colonne consentendo calcoli e la generazione di grafici. Sia i database che i fogli di calcolo vengono utilizzati da aziende, scuole e altre organizzazioni per organizzare l'archiviazione e utilizzare i dati. Sebbene entrambi siano strumenti preziosi, un database presenta numerosi vantaggi rispetto a un foglio di calcolo.

Controlli della qualità dei dati

Il database consente di impostare determinate variabili come uniche voci possibili. Supponiamo che le uniche opzioni siano maschio e femmina:se inserisci "Alien", il database non accetterà i dati. I fogli di calcolo consentono categorie di valori come i numeri, ma non la personalizzazione del database. I database controllano anche determinati campi quando richiesto per impedire la duplicazione di identificatori univoci come i numeri dei pazienti. Questo controllo della duplicazione non è disponibile con i fogli di lavoro.

Integrazione dei dati

I database, per impostazione predefinita, consentono di integrare i dati provenienti da più origini in un unico database. I dati provenienti da più applicazioni e origini possono essere integrati nei campi in modo che i dati di tutte le origini siano organizzati e ricercabili. Questo può essere ottenuto con un foglio di calcolo, ma richiede altre applicazioni o una programmazione personalizzata per consentire queste funzionalità.

Efficienza delle risorse

Un foglio di calcolo viene archiviato nella memoria ad accesso casuale di un computer mentre viene utilizzato. Questo è un problema se il foglio di calcolo contiene quantità di dati estremamente grandi. Un database deve solo caricare i dati su cui si sta lavorando nella RAM, il che significa che solo parti di un database di grandi dimensioni vengono utilizzate in un dato momento.

Efficienza utente

È possibile programmare un database per visualizzare i dati in base alle esigenze dell'utente. Ad esempio, un database di pazienti potrebbe mostrare la storia medica a un medico e i dati di fatturazione a un receptionist. Un foglio di calcolo mostra tutti i dati rendendo più difficile individuare informazioni specifiche.

Efficienza dei costi

Un database è più efficiente nell'uso rispetto ai fogli di calcolo di grandi dimensioni. L'efficienza consente di dedicare meno tempo alle attività e meno errori. Ciò si traduce in un risparmio in termini di ore uomo e precisione per un'azienda poiché i suoi dipendenti sono più produttivi ed efficienti.

Efficienza di crescita

Quando i dati vengono inseriti in un foglio di calcolo, la dimensione complessiva del foglio di calcolo aumenta molto più velocemente di un database comparabile. Man mano che vengono inserite sempre più informazioni, ci sono differenze apprezzabili nel tempo necessario per generare report, grafici e accesso ai dati su una rete.