Come Archiviare Voice Mail Messages

voce Archiviazione elettronica è diventata un requisito per diversi tipi di imprese e società . La Security and Exchange Commission ( SEC ) e l'Agenzia Financial Industry Regulatory ( FINRA ) hanno reso la comunicazione comune nel mondo degli affari , compresa la posta elettronica , messaggi di testo e posta vocale , oggetto di archiviazione e normative di stoccaggio . E - scoprire e di altri requisiti rendono la gestione dei dati importanti per conservare documenti aziendali . Segreteria telefonica può essere difficile da archiviare , come le aziende possono avere telefoni fissi , telefoni IP voice -over e telefoni cellulari che sono tutti soggetti a requisiti di archiviazione anche dopo che l'utente elimina il messaggio . Cose che ti serviranno
Telefono inventario
programma integrato di archiviazione di posta vocale

Mostra Altre istruzioni
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condurre un inventario del sistema telefonico . Determinare dove si trovano i cellulari di organizzazione aziendale o e li iscrive . Si noti il ​​tipo di connessione ( rete fissa , voice - over IP o cellulare ) .
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Installare un programma software di archiviazione di telefono che integra tutti i sistemi telefonici insieme . Tale sistema dovrebbe prendere il vostro inventario telefono e registrare tutti i messaggi vocali . Questo programma sarà poi in grado di cercare messaggi vocali dagli utenti e numeri di telefono utilizzati .
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Catalogo questi messaggi vocali secondo le leggi che regolano la vostra azienda o organizzazione . Requisiti di archiviazione dell'impresa sono spesso delineati da organismi di regolamentazione . I governi hanno spesso le proprie norme relative al modo in cui i file di posta vocale che vengono salvati devono essere catalogati e archiviati .
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Conservare i file di posta vocale o trascritti in un luogo sicuro e protetto . Alcuni messaggi vocali devono essere trascritti da archiviare . La maggior parte dei regolamenti consentono solo per i messaggi vocali per essere salvati su un disco rigido in formato digitale . Alcuni devono essere archiviati su lettori di nastri per la riproduzione . Capire i requisiti che regolano la vostra azienda o organizzazione vi permetterà di essere conformi alle normative segreteria telefonica archivio.